こんにちは!
BEW の第 2 期の参加者である Synergy Builders グループです。グループの目標は、日本とイタリアの中小企業間のコミュニケーションの問題を分析し、解決することです。特に持続可能性の側面に注目しています。プロジェクトの進行中に目の前に立ちはだかった２つの大きな壁とそれらをどう乗り越えたかについてご紹介します!
２つの大きな壁とその乗り越え方
1つ目の壁は、グループメンバーの1人の脱退であった。年末ごろから徐々に連絡が取れなくなり、１ヶ月ほど彼女の帰りを待った。その後次のステップに進むために、私たちは4人のメンバーでプロジェクトを進めていくことを決めた。個人のタスクが増えたとしてもこれまで以上に強い信頼関係を築き、互いに協力してプロジェクトを進めている。
2つ目の壁は、作成したアンケート依頼の数に対して、予定よりも回答数が少ない状況であることだ。どのように解決すべきか一丸となって考え、新たな戦略を実行している最中である。
プロジェクトの最新情報：挑戦と新たな展望の間
前回1月の更新以来、グループはイタリアと日本の中小企業に積極的にアンケートを配布してきた。それ以来、その道のりには様々な展開があった！最善の努力にもかかわらず、回答数は予想を下回り、入手できる一次情報の量は限られていた。
2月には三菱のスタッフと第4回のワークショップを行った。このミーティングは、プロジェクトを発表し、初期の結果を共有し、研究に役立つフィードバックを集める貴重な機会であった。
当初の目標は、二次情報と一次情報を組み合わせて、イタリアと日本の中小企業間のコミュニケーションの難しさを理解し、ビジネスプランの具体的な提案書を作成することだった。しかし、二次情報の探索は予想以上に複雑であることが判明した。入手可能な情報は往々にして古く、アンケートで収集した一次情報と必ずしも一致していないのだ。
受け取ったフィードバックにより、一次データの収集を強化し、グループのソリューションである企業間のバーチャル·コラボレーション·プラットフォームを定義することに集中することになった。
フィードバックを活かしたアプローチの調整
2月に、グループは、アンケートの回答が少ないことに対する解決策を見つけることに集中した。
第４回ワークショップのプレゼンテーションでは、三菱商事の方々から、LinkedInを通じて企業や従業員に直接コンタクトを取るようアドバイスを受けた。
また、完成させたアンケートの分量を短くすることにした。このアプローチにより、回答率が向上し、より貴重なインサイトを収集することができた。長いアンケートに回答する時間がなかったかもしれない専門家と、より効果的に関わることができた。しかし、すべての企業がLinkedInに登録されているわけではなく、社員に直接連絡することも難しかった。
これらの経験から、フィードバックに基づいて思い切ってアプローチを変化させることの重要性を学んだ。国際ビジネスでは、柔軟に対応することがとても重要だと思った。
これからの道
グループの将来の計画は、プラットフォームを作成し、その作成に関連するすべてを検討することだ。どの Web サイトを使用するか、どの企業がコストから利益を得るかに至るまで、プラットフォームのあらゆる側面を考慮している。すでにプラットフォームの計画を開始しており、
デジタル・プラットフォームの4つの主要な要素について説明した。
- 明瞭な言語支援機能
- 視覚的情報整理ツール
- フィードバックシステム
- 協働型問題解決スペース
今のところ、持続可能で包括的な方法でこの制度を発展させることに注力している。リモートワークが可能で移動が減るという環境的な観点からも、理想的な職場環境が育まれるという社会的な観点からもある。
LinkedIn からさらに多くの回答やデータが届くことを楽しみにしている。これにより、回答からより多くのことを学び、それに基づいて行動できるようになると考える。このプラットフォームは、日伊間のビジネスで起こるコミュニケーションの課題である「認識の違い」を「綿密なコミュニケーションのサポート」によって解決することが価値であると考えている。
メンバー
スザンナ・ジョルダーニ （グループリーダー）、ヴァレリア ガンバリーニ、松尾佳歩、マティルデ・ニコレット
Hello!
We are the Synergy Builders group, participants in the Business Experience Workshop second edition: Participating in the Present for a More Sustainable Future 2024/25. Our goal is to analyze and address communication problems between small and medium-sized Japanese and Italian companies, with particular attention to the aspect of sustainability. During the development of our project, two major barriers stood in our way and found ways to overcome them!
Two major barriers and how we overcame them
The first barrier was the departure of one of our group members. We gradually lost contact with her around the end of the year and waited for about a month for her to return. To take the next step, we decided to keep the project going with four members. Even though we have more individual tasks, we have built a stronger relationship of trust than ever before and we are working together on the project.
The second barrier is the situation in which we are receiving fewer responses than planned for the number of survey requests we have created. We are working together as one to figure out how to solve this problem and are in the process of implementing a new strategy.
Update on our project: Between challenges and new perspectives
Since our last update in January, we have been actively distributing our questionnaire to Italian and Japanese SMEs. Since then, the path has been full of developments! Despite our best efforts, the number of responses was lower than expected, limiting the amount of primary data available to us.
In February, we had our 4th workshop meeting with Mitsubishi staff, a valuable opportunity to present our project, share initial results and gather useful feedback for our research.
Our initial goal was to combine secondary and primary data to understand the communication difficulties between Italian and Japanese SMEs and develop a concrete proposal for our business plan. However, the search for secondary data turned out to be more complex than expected: the available information is often outdated and not always aligned with the primary data collected through our questionnaire.
The feedback received prompted us to strengthen the collection of primary data and to focus on defining our solution: a virtual collaboration platform between companies.
Adapting our Approach based on Feedback
In February, our group focused on finding solutions to the lack of responses to our questionnaire. During the meeting with Mitsubishi, we received the advice to contact companies and employees directly via LinkedIn.
To enhance the accessibility and minimize the time required to complete the questionnaire, the group decided to shorten the original version. This approach resulted in an increase in the response rate and the collection of more valuable insights. This approach allowed us to engage more effectively with professionals who might not have had the time to complete a longer questionnaire. However, it was not possible to reach all employees directly, and some companies were not available on the platform.
These experiences taught us the importance of making drastic changes in approach based on feedback. In an international business environment, flexibility and responsiveness are crucial for improving communication and collaboration.
Our path from now on
Our future plans involve creating a platform and considering everything related to its development, from which websites will be used to which companies will benefit from the costs. We already started planning our platform and outlined 4 main elements of our digital platform:
- A clear language support function
- Visual information organisers
- A feedback system
- Collaborative space for problem solving
For now we are focusing on developing it in a sustainable and inclusive way; both from an environmental point of view, due to the possibility of working remotely and reducing travel, and from a social point of view, as it fosters an ideal working environment.
The most important aspect is to define the purpose of our platform, identifying the key element that can convince companies to invest in it. We have many good ideas, and we will try to combine them and create something unique.
Giordani Susanna (Group leader), Gambarini Valeria, Matsuo Kaho, Nicoletto Matilde
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